Сопроводительное письмо к документам | Письма ко всем документам

Содержание статьи:

Сопроводительное письмо к документам | Письма ко всем документам

Приветствуем Вас, друзья! Сегодня объясняем «на пальцах» о правилах заполнения еще одного вида документации. Сопроводительное письмо к документам — важный элемент делового этикета. Бланк может сыграть решающую роль в отношениях между физическими лицами, юридическими лицами, и государственными органами. Составление списка вложений обезопасит Вас от целенаправленной либо непреднамеренной утраты получателем части отправления. Еще одно преимущество такого подхода — предоставление адресату подробных инструкций, по обращению с вложениями. Можно контролировать время получения бумаг, а также следить за временем их обработки. 

У многих людей возникают сложности, когда они начинают писать сопроводительное или подобное письмо прилагаемое к различным документам. Мы искренне хотим упростить процесс написания писем для наших читателей. Подробнее обо всех нюансах данной темы мы поговорим в этой статье. Для тех, кто не располагает временем на прочтение всего текста — мы предлагаем бесплатно скачать готовые шаблоны на разные случаи жизни. Ссылки на Word файлы Google Drive располагаются сразу после каждого примера. Итак, приступим.

Что это такое?

Спешим Вас успокоить — за данным понятием с довольно бюрократическим названием скрывается очень простая, по своей сути вещь. 

Стандартное сопроводительное письмо к документам образца 2020 года — это просто перечисление наименования отправляемых бумаг с добавлением инструкции по их «применению»

Формат может быть любой. Для юридического лица достаточно фирменного бланка организации. Физическому лицу подойдёт даже простой белый лист А4. Есть ГОСТ 6.30-2003, где указаны требования к оформлению некоторых документов, но они носят лишь рекомендательный характер. Даже налоговая инспекция (ИФНС) позволяет использование различных вариаций писем. 

Главное соблюдать некоторые правила:
Формат А4.
Указаны данные отправителя.
Имеется перечень вложений с количеством листов.
Присутствует пояснение о том, с какой целью направляется документация.

Подробнее о том, как написать пояснение к отправляемым файлам в налоговую — мы расскажем чуть ниже.

Зачем писать сопроводительное официальное письмо прилагаемое к различным документам?

В первую очередь составление этого текста нужно отправителю. Перечислим некоторые важные причины, по которым мы настоятельно рекомендуем всегда прикладывать опись документации и руководство по ее использованию:

  1. Вы сможете доказать факт отправки всего перечня бумаг в случае форс-мажора. Получателю просто не удастся заявить об утере того или иного вложения, ведь Вы заранее составите список всех отправляемых данных. Подписав сопроводительное заверенное письмо на бланке к полученным документам — адресат автоматически принимает ответственность за все его содержимое.
  2. Обработка будет идти значительно быстрее благодаря информации о цели отправки. Часто бюрократическая машина просто отбрасывает в сторону любые получения, назначение которых не удается выяснить. Вы можете даже не получить уведомление о том, что на каком-то этапе все Ваши бумаги были «забракованы». Подробная инструкция «Кому, от кого, зачем?» поможет избежать таких недоразумений.

Этих аргументов вполне достаточно, чтобы сделать вывод о необходимости данного приложения в большинстве случаев. 

Правильное сопроводительное деловое письмо пример к передаваемым документам от юридического лица

Правила составления текста совпадают с общими рекомендациями для всей деловой документации. Рассмотрим в качестве примера ответ на претензию.

Пример:Комментарий:
ООО «Компания Пример»
Юридический адрес: г. Москва ул. Ленина д1.
ИНН 11111111 КПП 0000001

Телефон.: +7 (495) 000-0000
Шапка. Если Вы представляете организацию, то возьмите фирменный бланк, где указаны реквизиты фирмы. 
Руководителю ООО «Фирма Получатель»
Петрову Петру Петровичу

или
Ответственному лицу
ООО «ХХХ»

Юридический адрес: г. Санкт-Петербург ул. Маркса д2.
ИНН 00000000 КПП 0000002
Обозначаем получателя. Указываем полностью Фамилию, Имя, Отчество и должность. 
Для юридического лица можно разместить в этом блоке название компании, ИНН, юридический адрес.
Исх. №99 от 01.10.2020 г.
«О результатах рассмотрения претензии №01 от 01.09.2020 г.»
Пишется исходящий номер (присваиваем самостоятельно), дату, и делаем краткое описание темы.
Сопроводительное письмо к документам.Тема в качестве заголовка.
Уважаемый Петр ПетровичОбращение
В ответ на претензию №1 сообщаем, что все условия поставки были выполнены согласно условиям договора №345 от 31.11.2019 г.Кратко формулируем цель текста.
В приложении находится обоснование для правомерного отказа выполнять в полном объеме заявленные в претензии требования. Также мы предлагаем урегулировать разногласия путем нахождения компромиссного варианта. Просьба ознакомиться с вложениями, и направить на наш почтовый адрес Ваш ответ. Подробное описание содержания.
Приложения:
Ответ на претензию 1 экз.
Копия договора №345 на 8 страницах.
Экспертное заключение
Фотографии партии товара при отгрузке 10 шт.
Сопроводительное письмо к документам будет неполным без поштучной описи.
С уважением,
Менеджер отдела по работе с рекламациями
Иванова Мария
email.: mariaivanova989@mails.ru
тел.: +7 (999) 999-9999
Ваши данные и образец подписи.

Образец правильного сопроводительного письма к документу о направлении претензии от физического лица

В этом примере разберем обратную ситуацию, когда частное лицо отправляет в адрес компании претензию с дополнительными материалами.

Пример:Комментарий:
Руководителю ООО «Купи-Продай» 
Петровой Екатерине Петровне.
«Кому». Должность, компания, Ф.И.О.
от Александрова Александра Александровича
адрес: г. Екатеринбург ул. Победы д.1
телефон: +7 (777) 777-7777
Электронная почта: sansanich@mails.ru
Заполняем пункт «от кого», где пишем Ваши Ф.И.О, адрес, телефон, почту.
01.09.2020 г.Дата отправления.
Сопроводительное письмо к документам.Заголовок.
Уважаемая Екатерина Петровна!Обращение.
Передаю в адрес Вашей компании следующий перечень документов.Краткое пояснение.
Претензия 1 экз.
Фотографии дефектов 5 шт.
Заключение независимой экспертизы на 10 листах.
Гарантийный талон 1 шт.
Скан-копия договора купли-продажи на 3 страницах.
Скан чека о покупке 1 шт.
Перечень направляемых бумаг.
Прошу рассмотреть мое обращение, и ответить в установленный действующим законодательством срок.Дальнейшие действия адресата.
С уважением,
Александров А.А.
Подпись.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Не стоит использовать слишком эмоциональные формулировки и выражения. Постарайтесь придерживаться делового тона. Не допускайте фамильярности в Вашем послании. Пишите коротко и по существу, чтобы читающий смог быстро понять в чем суть Вашего обращения.

Если переписка идет между компаниями, то сотрудники, которые подписывают бланк, должны быть на соизмеримых позициях. Рядовой менеджер, общающийся на равных с директором другой организации — это не самая лучшая схема. В принципе, любой работник может поставить свою подпись на бланке. Мы рекомендуем дополнительно указывать контакты исполнителя, если свой автограф ставит директор.

Примеры писем:

Мы считаем, что лучший способ усвоить основы деловой переписки — это изучение реальных образцов. Поэтому мы стараемся приводить конкретные примеры на каждую рассматриваемую тему. Если нет желания вникать в суть бюрократических тонкостей — просто скопируйте подходящие фрагменты, и скомпонуйте их под свои нужды. 

Образец сопроводительного заказного письма прилагаемого к декларации и другому документу в налоговую инспекцию (ИФНС)

Руководителю ИФНС России №14 по Алтайскому Краю
Иванову И.И.

От ЗАО «Тайм»
ИНН 00000000 / КПП 111111111,
ОГРН 2222222222222
г. Барнаул ул. Северо-Западная д.5

Исх.№34 от 25.05.2020 г.

Сопроводительное письмо к документам
К налоговой декларации по НДС
за первый квартал 2020 года

Предоставляем Вам уточненную декларацию от ЗАО «Тайм» по НДС за 1 квартал 2020 г. 

В декларации, поданной ранее, сумма налога на добавленную стоимость была занижена на 20 000 рублей. Причина — некорректный подсчет налогооблагаемой базы. Не была учтена выручка в размере 100 000 р. от реализации товара по счет-фактуре 350 от 05.01.2020 г. в том числе НДС 20 000 р.

В декларацию внесены следующие изменения (перечислите все правки и места в документе)

Правильная сумма налога по итогам первого квартала составила 305 000 рублей. Доплата произведена платежным поручением №355 от 20.05.2020.

Приложения:
Исправленная декларация на 5 листах.
Копия п/п 355.

Генеральный директор
Исаев П.П.
Подпись_____________

Сопроводительное информационное письмо от директора к исходящим документам для сотрудников

ЗАО «Проект Ресурс»
г. Москва ул. Заводская 1
ИНН 987654321 КПП 12345678

Руководителям структурных подразделений компании
Исх. №23 от 23.07. 2020 года.

«О введении новой системы мотивации»

Уважаемые коллеги!

По результатам ежегодного собрания был разработан проект новой системы расчета заработной платы. Значительные изменения коснулись бонусной части и премий наших работников. На данный момент идет обсуждение эффективности данной идеи. Нам Важно мнение каждого из Вас. Просьба в срок до 25.07 направить Ваши предложения и пожелания на электронный адрес коммерческого директора komdirPS@mails.ru. За разъяснениями Вы можете обратиться к руководителю отдела кадров — Вороновой Ольге Геннадьевне (внутренний номер 254).

Приложение:
Проект системы вознаграждения сотрудников на 25 листах.

С уважением,
Генеральный директор 
Касьянов С.И.
Подпись____________

Сопроводительное заказное письмо в арбитражный суд к отправляемым документам

В арбитражный суд г. Москвы
Адрес: г. Москва, ул. Большая Тульская, 17
От Иванова Ивана Ивановича
Адрес: г. Москва ул. Комсомольская, 12

По гражданскому делу
по исковому заявлению Иванова И.И. к ООО «Белый Слон»

Сопроводительное письмо к документам

Определением №544/22 арбитражного суда г. Москвы от 21.09.2020 года исковое заявление Иванова И.И к ООО «Белый Слон» оставлено без движения. Во исполнение определения устраняю следующие недостатки:
Прилагаю копию договора №232 от 12.03.2020 г.
Прилагаю копию экспертного заключения.

Таким образом, отсутствуют основания для оставления иска без движения.

На основании вышесказанного прошу принять исковое заявление.

Приложения:
1. Копия договора.
2. Копия экспертного заключения.

Иванов Иван Иванович
Подпись____________
29.09.2020 г.

Как подать иск в суд самостоятельно. Советы юриста

Сопроводительное деловое письмо образец к коммерческим документам. Предложение сотрудничества. КП

Компания «Продавец»
г. Новосибирск ул. Большевистская 89 
ИНН 434545454 КПП 0123122
Телефон: +7 (383) 123 4567

Руководителю ООО «Потенциальный клиент»
Сидорову Ивану Петровичу

Исх. №12/3
21/07/2020.

«Предложение по поставке светодиодных товаров»

Сопроводительное письмо к документам

Уважаемый Иван Петрович!

От лица компании «Продавец» направляю Вам информацию по ассортименту продукции, выпускаемой на нашем предприятии. Мы являемся ведущим в регионе производителем светодиодной техники и сопутствующих комплектующих. За более чем 15 лет работы мы наладили выпуск товаров европейского уровня по очень выгодным ценам. 

Мы знаем, что Ваша торговая сеть специализируется на продаже аналогичных товаров. Проведя анализ ассортимента, представленного в торговых залах, мы пришли к выводу, что наше предложение будет очень выгодно для Вас. Мы заинтересованы в таком крупном и стабильном партнере. Наша техника, в свою очередь, позволит Вам увеличить прибыль и сократить издержки. 

Предлагаем Вам взаимовыгодное партнерство на индивидуальных условиях, обсудить которые можно будет уже в ближайшее время. Направляю Вам материалы для предварительного изучения. Ждем обратной связи для согласования нюансов сотрудничества.

Приложения:

  1. Коммерческое предложение.
  2. Каталог продукции.
  3. Прайс-лист.
  4. Типовой договор.

С уважением,
Генеральный директор
Маслов И.А.

Исполнительное лицо:
Менеджер по продажам
Рябов А.А.

Сопроводительное заказное письмо шаблон к заявлениям и документам для судебных приставов ФССП

ОАО «Пример» 
ИНН 12345678 КПП 98765432 
г. Москва ул. Тихая д. 4

Исх. №213
7.06.2020 г.

Судебному приставу-исполнителю
ОСП УФССП России таганского р-на г. Москвы
ул. Примерная д. 5
Долговой Тамаре Павловне

Сопроводительное письмо к документам 
К заявлению о возбуждении производства
по исполнительному листу

Прошу принять к исполнению исполнительному листу выданный арбитражным судом г. Москвы ХХ.ХХ.ХХХХ. По делу об иске ОАО «Пример» к ЗАО «Ответчик». Прошу возбудить исполнительное производство в отношении должника директора ЗАО «Ответчик» Смирнова Петра Алексеевича (место жительства: г. Москва ул. Простая 1).

Ранее по данному документу производство не возбуждалось.

В целях надлежащего исполнения требований документа необходимо иницииировать арест на имущество должника (если есть такая информация — укажите какое именно). Есть основания полагать, что Смирнов Петр Алексеевич может принять меры, направленные на сокрытие своего имущества.

На основании вышесказанного прошу:

  1. Возбудить исполнительное производство.
  2. Наложить арест на имущество должника.

Приложения:

  1. Исполнительный лист 1 экз.
  2. Информация об имуществе. (при наличии)

Дата
Ф.И.О.
Подпись

Сопроводительное официальное письмо от организации к отправляемым документам в ростехнадзор об аттестации сотрудника

ПАО «Нефтебаза №1»
111000 г. Москва ул. Ямская 15.
Тел.: +7 (495) 1234567

Исх. №456
22.08.2020 г.

Руководителю Центрального 
управления Ростехнадзора
Попову А.А.

ПАО «Нефтебаза №1» просит Вас аттестовать сотрудников по ПБ 12-529-03 и общим вопросам промышленной безопасности в количестве трех человек:

  1. Перваков А.А.
  2. Вторяков Б.Б.
  3. Третьяков В.В. 

Приложения:

  1. Обращение (прил. №3) 1 экз.
  2. Скан-копия аттестатов об образовании сотрудников на 3 листах.

Генеральный директор ПАО «Нефтебаза №1»
Царев М.М.

Заключение

Сопроводительное короткое письмо и опись к различным документам написать может практически любой человек без специальной подготовки. Достаточно просто изучить готовые шаблоны на нашем сайте, либо скачать их абсолютно бесплатно. Главное соблюдайте базовые правила делового общения, и не допускайте ошибок. Внимательно перечитайте каждый абзац созданного текста перед тем, как отправлять получателю.

Мы очень рады помочь Вам с заполнением документов, и будем рады видеть Вас на нашем сайте вновь. Пополнение базы данных происходит каждый день, и мы аккумулируем все больше полезной и нужной информации для Вас. Перед публикацией статьи мы обязательно редактируем массив данных в удобный и простой для чтения формат. Если у Вас будут замечания и предложения по каким-либо вопросам — пишите нам на почту i@andreybarsky.ru. До новых встреч, друзья.

Сохрани эту статью, пригодится

Сопроводительное письмо к документам | Письма ко всем документам: 4 комментария

  1. Ахха. Это судьба! Искал прямо шаблон сопроводительного письма к приставам по возбуждению производства. Ваш подошел!! Спасиб

    1. Это открывается ссылка на Гугл Диск. С персонального компьютера нужно нажать файл-> скачать. С андроида телефона так же. С iPhone только в dropbox кидать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *